Combinar Correspondencia en Word

Normalmente cuando tenemos una lista de clientes, a los que hay que mandar una carta, solemos realizar una carta por cliente, y esto es un atraso, ya que con una simple base de datos con un modelo de documento, tendremos el problema resulto, y no tener cientos de cartas.

Por Mariano Garrido - 02 de agosto 2025

Archivos necesarios para realizar el ejemplo

Simplemente un archivo para tener a todos nuestros clientes y el modelo de documento. Eso será todo lo necesario para realizar el ejemplo.

Primero.- Diseño Base de Datos

Primero diseñamos nuestra base de datos con los campos que nosotros veamos que necesitamos.

En este ejemplo hemos utilizado los campos que he creido necesario para el ejemplo, pero ádemas he utilizado un campo de cargo, para que podamos filtrar a quien mandamos las cartas, ya que habrá muchas veces que determinadas comunicaciones solamente queramos mandarlos a los Administrdores, o Gerentes o Empleados.

Segundo.- Tenemos que crear nuestro documento tipo carta u otro análogo que vayamos a enviar a nuestros clientes.

En este ejemplo hemos utilizado los campos que he creído necesario para el ejemplo, pero además he utilizado un campo de cargo, para que podamos filtrar a quien mandamos las cartas, ya que habrá muchas veces que determinadas comunicaciones solamente queramos mandarlos a los Administradores, o Gerentes o Empleados.

Esto es un ejemplo de carta en Microsoft Word, como puede ser cualquier documento que queramos enviar a varios clientes.

Esta carta, será la que conectaremos con el archivo de Microsoft Excel, y pondremos los campos necesarios para enviarla a los clientes.

Y simplemente, con un modelo podremos enviarla a distintas personas.

Tercero.- Conectaremos el archivo de Microsoft Word con el de Microsoft Excel.

Abriremos nuestra carta y nos iremos al menú de Correspondencia. Como no tenemos conectado con la base de datos, casi todos los iconos de la barra nos saldrá desconectado, pero una vez enlazado, esto cambiará.

Nos vamos al icono de Seleccionar Destinatario, y en este desplegable elegimos, Usar Lista Existente.

Ahora, se nos abrirá un explorador de archivos para que nosotros elijamos donde se encuentra nuestro archivo de Microsoft Excel, una vez elegido le damos Abrir, y a la siguiente ventana le damos aceptar y como nuestro ejemplo posee la primera fila como encabezado, hacemos que la casilla de verificación se encuentre activada.

Habiendo realizado esto, ya tenemos casi todos los iconos de la barra activados.

Ahora nos queda ir insertando los campos de la base de datos en nuestra carta, para ello nos vamos al icono de Insertar Campo Combinado, y vamos insertando donde vayan a ir los datos del Cliente.

Mi ejemplo ha quedado:

Como podemos ver en el ejemplo, debajo de la palabra Para hemos insertado los campos de Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Dirección, Localidad, Provincia, Teléfono y email.

Y en el encabezado de la carta, igualmente, hemos insertado Nombre, Primer Apellido y Segundo Apellido.

Estos son los campos que hemos utilizado de la base de datos.

Ahora solamente vemos los campos pero si pulsamos en el icono de Vista Previa de Resultados, nos cambiará la vista para ver los clientes que tenemos en nuestra base de datos.

Y ya tenemos nuestros archivos conectados y poder hacer varias cosas con los registros, que ahora explicaremos.

Y ya tenemos todo listo para poder imprimir nuestros registros, en la siguiente entrada, seguiremos explicando otras cosas muy interesantes del combinar correspondencia, y es para que no se haga muy largo y tedioso.

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